指導要録の保存期間は？学籍に関する記録と指導に関する記録の違いを解説

学校現場で毎日扱う指導要録ですが、その保存期間をご存知ですか？

実は学籍に関する記録と指導に関する記録では保存期間が大きく異なります。

この記事を読むことで、指導要録の正確な保存期間と法的根拠が理解でき、学校の文書管理業務に役立ちます。

指導要録とは何か

指導要録は、学生の学習成績や行動特性を記録する公式文書です。

学校教育法施行規則第28条によって規定されており、すべての学校が作成・保管する義務があります。

指導要録は大きく2つの部分から構成されています。

学籍に関する記録と指導に関する記録です。

この2つは保存期間が異なるため、教職員は正確に区別して管理する必要があります。

指導要録は単なる成績表ではなく、生徒の人生に関わる重要な公文書であり、適切な保管と廃棄が求められます。

学籍に関する記録の保存期間

学籍に関する記録は、卒業後20年間保存する必要があります。

これは学校教育法施行規則第28条第2項で明確に規定されています。

学籍に関する記録には、生年月日、入学年月日、卒業年月日、転学の記録などが含まれます。

この20年という期間は、生徒が社会に出た後の身分証明や学歴確認に対応するために設定されています。

例えば、大学進学時や就職時に高卒資格の確認が必要になることがあり、その際に学籍記録が重要な役割を果たします。

20年を経過した後は、学校の判断で廃棄することができます。

指導に関する記録の保存期間

指導に関する記録は、卒業後5年間保存する必要があります。

これも学校教育法施行規則第28条第2項で規定されています。

指導に関する記録には、学習成績、行動評価、特別活動の記録、進路指導の記録などが含まれます。

この5年という期間は、生徒が高等学校進学後の進路指導や学習支援に活用するために設定されています。

中学校から高等学校への進学時に、生徒の学習状況や適性を把握する際に重要な情報源となります。

5年を経過した後は、学校の判断で廃棄することができます。

この期間の設定は、生徒の進路決定に必要な情報を確保しながら、過度な保管負担を避けるバランスを取ったものです。

保存期間の法的根拠と実務上の注意点

指導要録の保存期間の法的根拠は、学校教育法施行規則第28条第2項です。

この規則は全国の学校に適用される統一的なルールであり、公立・私立を問わず遵守義務があります。

実務上の注意点として、保存期間の起算点は卒業年度の翌年度4月1日となります。

例えば、2024年3月に卒業した生徒の場合、学籍記録は2044年3月31日まで、指導記録は2029年3月31日まで保存する必要があります。

また、生徒が転学した場合や退学した場合でも同じ期間保存する必要があります。

廃棄する際には、個人情報保護の観点から適切な方法（シュレッダーなど）で処理することが重要です。

デジタル化時代における指導要録管理

近年、指導要録のデジタル化が進んでいます。

文部科学省も学校の事務効率化を推進しており、多くの学校が指導要録管理システムを導入しています。

デジタル管理の場合でも、保存期間の規定は変わりません。

ただし、データベースの自動削除機能を設定する際には、学籍と指導の記録で異なる期間を正確に設定する必要があります。

また、バックアップやサーバー管理による二重保管に注意し、保存期間終了後はすべてのデータを確実に削除することが求められます。

デジタル化によって管理の透明性が向上する一方で、システムトラブル時の対応計画も事前に準備しておくことが重要です。

💼 現場還元

学級担任として、指導要録の保存期間について生徒や保護者から質問されることもあります。

その際は「学籍記録は20年、指導記録は5年保存される」と明確に説明しましょう。

また、年度末の廃棄作業時には、学年主任や教務主任と連携して、保存期間を正確に確認することが大切です。

特にデジタルシステムを使用している場合は、削除設定が正しく機能しているか確認してください。

保護者向けの学校だより等で「指導要録は個人情報として厳格に管理されている」と伝えることで、学校への信頼感も高まります。

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