出席簿って何年保存？学校教育法施行規則に定められた表簿の保存期間一覧

学校現場で日々つけている出席簿ですが、法律で保存期間が定められていることをご存知ですか。

学校教育法施行規則第27条により、出席簿を含む学校の重要書類には厳密な保存期間が規定されています。

この記事を読むことで、出席簿の正確な保存期間と法的根拠がわかり、学校運営の法令遵守に役立ちます。

学校教育法施行規則とは

学校教育法施行規則は、学校教育法を具体的に実行するために定められた政令です。

教育委員会や学校の管理者が守るべき細かなルールが規定されており、学校運営の法的基盤となっています。

この規則の第27条では、学校が保管すべき重要な書類とその保存期間が明記されています。

出席簿はこの規則で定められた重要表簿の一つであり、単なる日常業務の記録ではなく、法的拘束力を持つ公式書類として扱われます。

教職員全員がこの規則を理解することで、適切な文書管理が実現します。

出席簿の保存期間は5年間

出席簿の保存期間は5年間です。

学校教育法施行規則第27条第2項により、出席簿を含む学籍に関する重要な記録は、当該学年の終了後5年間保存しなければならないと定められています。

これは単なる目安ではなく、法的義務です。

5年間という期間は、生徒の進学や就職時に調査書を作成する際の根拠資料として必要とされる期間を考慮して設定されています。

多くの学校では、デジタル化が進む中でも、原本の紙媒体保存を継続しており、保存スペースの確保が課題となっています。

その他の重要表簿の保存期間

出席簿以外にも、学校教育法施行規則で保存期間が定められている重要な書類があります。

学籍簿も同じく5年間の保存が義務付けられており、卒業後も長期間の管理が必要です。

一方、成績に関する記録も同様に5年間保存する必要があります。

さらに、指導要録（要約）は20年間の永久保存が求められ、出席簿とは異なる扱いを受けています。

これらの書類の保存期間を一覧化して管理することで、学校全体の文書管理システムが整備されます。

教職員研修で周知することが重要です。

デジタル化時代の保存方法

近年、多くの学校が校務支援システムを導入し、出席簿をデジタル化しています。

しかし、デジタル化しても5年間の保存義務は変わりません。

むしろ、デジタルデータの確実な保存には、紙媒体とは異なる課題があります。

サーバーの故障やシステム更新時のデータ損失を防ぐため、バックアップ体制の構築が必須です。

また、アクセス権限の管理も重要であり、誰がどの情報にアクセスできるかを厳密に設定する必要があります。

校務支援システムの導入により、保存管理は効率化される一方、システムに依存するリスクも増加しているため、適切な運用体制の構築が急務です。

保存期間経過後の処理方法

5年間の保存期間が終了した出席簿は、適切に廃棄処理を行う必要があります。

ただし、単にゴミ箱に捨てるのではなく、個人情報保護の観点から慎重に処理しなければなりません。

多くの学校では、シュレッダーで細断するか、専門の廃棄業者に委託しています。

廃棄の記録を残すことも重要であり、いつ、どの書類を、どのような方法で廃棄したかを記録することで、法的トラブルを防ぐことができます。

また、卒業生からの調査書請求に対応するため、保存期間終了前に必要な情報の抽出や転記を完了させておくことが実務的です。

💼 現場還元

学級担任や教務主任は、年度末に『出席簿は今年度分を含めて過去5年間保存する』という確認を全職員で行いましょう。

校務支援システムを導入している学校では、システム管理者と協力して、デジタルデータのバックアップ体制を整備することが急務です。

また、新任教員の研修時に『出席簿は単なる記録ではなく、法的根拠を持つ重要書類である』という認識を徹底することで、適切な文書管理文化が醸成されます。

定期的に保存スペースの確認を行い、廃棄予定の書類リストを作成することで、組織的な管理が実現します。

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