指導要録の保存期間は？個人情報保護法と学校教育法施行規則の関係を整理

学校に保管される指導要録は、児童生徒の成績や行動記録を記す重要な個人情報です。

しかし、いつまで保管すべきか、どの法律で定められているのか、曖昧なまま運用している学校も多いのが実状です。

この記事を読むことで、指導要録の保存期間の法的根拠がわかり、学校現場での適切な情報管理に役立ちます。

指導要録とは何か

指導要録は、学校教育法施行規則第28条に基づいて作成される、児童生徒の学籍に関する記録と指導に関する記録の総称です。

学籍に関する記録には、入学年月日、卒業年月日、氏名、住所などの基本的な身上情報が含まれます。

一方、指導に関する記録には、各教科の成績、特別活動の記録、総合所見などが記載されます。

これらの記録は、児童生徒の学習進度を把握し、進学や就職の際の資料として活用される極めて重要な個人情報です。

学校現場では、この指導要録をどの期間保管すべきかについて、法的な根拠を理解しておくことが求められます。

学籍に関する記録の保存期間

学校教育法施行規則第32条では、学籍に関する記録について、卒業または退学後20年間の保存が義務付けられています。

この20年という期間は、児童生徒が成人に達し、その後の人生において学歴証明が必要となる可能性を考慮した設定です。

たとえば、大学進学時や就職時に高校の卒業証明書が必要になることがあり、その際に学籍記録が必須となるためです。

また、保存期間中は原本の保管が原則とされており、デジタル化する場合でも原本との同等性が求められます。

学校管理者は、この20年間という期間を厳密に管理し、期間終了後の適切な廃棄手続きを実施する責任があります。

指導に関する記録の保存期間

一方、指導に関する記録（成績、行動記録、所見など）については、法令で統一的な保存期間が定められていません。

学校設置者の判断に委ねられているのが現状です。

多くの教育委員会では、卒業後5年程度の保存を目安としていますが、自治体によって異なります。

この曖昧さが、学校現場での混乱を招いているケースも少なくありません。

重要なのは、学籍記録と指導記録の保存期間は異なるという点です。

学籍記録は法定20年ですが、指導記録はより短い期間で廃棄される場合が多いため、管理体制を明確に分けておく必要があります。

個人情報保護法との関係性

学校が保有する児童生徒の個人情報は、個人情報保護法の対象となります。

ただし、学校教育法施行規則による法定保存期間（学籍記録20年）が個人情報保護法よりも優先されます。

つまり、法定保存期間が終了するまでは、個人情報保護法の「保有期間の制限」の対象外となるということです。

逆に言えば、保存期間終了後は、個人情報保護法に基づいて適切に廃棄する義務が生じます。

セキュアな廃棄方法の選択（シュレッダー、焼却、データ削除など）も重要です。

学校管理者は、この両法の関係を理解し、個人情報管理方針を策定する必要があります。

学校現場での実務的な管理方法

指導要録の保存期間を正確に管理するには、保管開始日と終了予定日を明記した台帳の作成が欠かせません。

学籍記録と指導記録を物理的に分けて保管し、それぞれの廃棄日を管理することが推奨されます。

また、デジタル化を進める場合は、アクセス制限やログ記録機能を備えたシステムの導入が必要です。

個人情報を含むファイルは、暗号化やパスワード保護により、不正アクセスから守らなければなりません。

さらに、定期的な監査と職員研修を実施し、全職員が保存期間と廃棄手続きを理解していることを確認することが重要です。

💼 現場還元

学級担任として生徒指導記録を作成する際、「この記録はいつまで保管されるのか」と疑問に思う教員も多いでしょう。

学校全体での保存期間ルールを理解することで、記録作成時の責任感も高まります。

職員会議で「学籍記録は卒業後20年、指導記録は各自治体の基準に従う」という統一理解を共有することをお勧めします。

また、情報流出事故を防ぐため、個人情報が含まれたUSBやノートパソコンの管理についても、セキュリティ対策ソフトの導入など、具体的な防止策を講じることが現代の学校管理には不可欠です。

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