指導要録の保存期間は何年？「指導に関する記録」と「学籍に関する記録」の違いを解説

学校現場で毎日扱う指導要録ですが、その保存期間が異なることをご存じですか。

「指導に関する記録」と「学籍に関する記録」では、法令で定められた保存期間が大きく異なります。

この記事を読むことで、指導要録の正確な保存期間が理解でき、学校事務の適切な管理に役立ちます。

指導要録とは何か

指導要録は、児童生徒の学籍と指導の過程及び成果を記録する公文書です。

学校教育法施行規則第26条で規定されており、すべての学校が作成・保管することが義務付けられています。

指導要録は大きく2つの部分に分かれており、それぞれ異なる保存期間が設定されています。

この区分を理解することは、学校事務職員だけでなく、教育委員会への報告義務を果たすうえでも極めて重要です。

指導要録は単なる記録ではなく、児童生徒の成長を証明する法的根拠となる文書であり、適切な管理が求められます。

学籍に関する記録の保存期間

学籍に関する記録の保存期間は20年です。

これは学校教育法施行規則第26条第2項で明確に規定されており、児童生徒が卒業した後も20年間保管する必要があります。

学籍に関する記録には、入学・転学・卒業などの学籍異動、氏名、生年月日、住所といった個人の基本情報が含まれます。

この20年という期間は、大学入試や就職時の学歴確認、さらには本人からの証明書請求に対応するために設定されています。

保存期間終了後も、学校の判断で継続保管することは可能ですが、法令上の義務ではありません。

指導に関する記録の保存期間

指導に関する記録の保存期間は5年です。

学校教育法施行規則第26条第2項に基づき、児童生徒が卒業した後5年間の保管が義務付けられています。

指導に関する記録には、学習評価、行動評価、特別活動の記録など、教育活動の過程と成果が記載されます。

この5年という期間は、進学先への内申書作成や個別指導計画の参考資料として活用される期間を考慮して設定されています。

学籍に関する記録の20年と異なり、指導に関する記録は比較的短期間の保管となるため、廃棄のタイミングを明確に管理することが重要です。

保存期間の根拠となる法令

指導要録の保存期間は、学校教育法施行規則第26条で定められています。

同条第2項は「指導要録は、当該児童又は生徒が当該学校を去った後、5年間これを保存しなければならない。

ただし、学籍に関する記録については、20年間これを保存しなければならない」と明記しています。

この法令は全国のすべての小・中・高等学校に適用される統一的なルールです。

さらに、文部科学省は「指導要録の保存及び廃棄に関するガイドライン」を発出し、具体的な実務運用方法を示しています。

学校現場では、この法令に基づいて廃棄予定リストを作成し、計画的に管理することが求められます。

実務上の管理ポイント

学校事務では、卒業年度ごとに保存期限を管理する表を作成することが効果的です。

学籍に関する記録と指導に関する記録を分けて管理し、それぞれの廃棄予定年度を明確にしておきましょう。

多くの学校では、指導要録管理簿を用いて、保管場所、保存開始年月日、廃棄予定年月日を記録しています。

また、個人情報保護の観点から、廃棄時には細断機やシュレッダーを使用することが望ましいとされています。

デジタル化が進む現在でも、紙媒体の指導要録は法令で保管が義務付けられているため、ハイブリッド管理体制を整備することが重要です。

💼 現場還元

学級担任は「指導要録の保存期間は、学籍に関する記録が20年、指導に関する記録が5年と異なる」ことを理解し、年度末の事務処理時に確認することが大切です。

学年主任や教務主任と協力して、卒業生の指導要録廃棄予定表を毎年更新し、法令遵守と個人情報保護の両立を実現しましょう。

特に転出入が多い学校では、転出生の指導要録取扱いについても、保存期間の考え方を適用する必要があります。

管理表の作成や廃棄手続きについては、教育委員会の指示に従うことが基本です。

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