指導要録は20年！学校教育法施行規則で定める出席簿や健康診断票の保存期間一覧

学校現場では毎日、出席簿や健康診断票といった重要な書類が作成されます。

しかし「いつまで保存すればよいのか」を正確に知らない教員も多いのではないでしょうか。

この記事を読むことで、学校教育法施行規則で定められた法定保存期間が理解でき、学校事務の適切な書類管理に役立ちます。

指導要録の保存期間は20年

学校教育法施行規則第25条で定められた指導要録は、生徒の学習成績や行動記録を記載する最も重要な書類です。

指導要録の保存期間は20年と定められており、これは他の学校書類の中でも最も長い期間です。

卒業後、生徒が進学や就職時に調査書の作成依頼を受けることがあるため、長期保存が必要とされています。

20年保存の根拠は、生涯学習の観点と進学・就職のトラブル対応にあります。

指導要録は原本を厳重に管理し、カビや湿度から守る環境整備も重要です。

出席簿の保存期間は5年

出席簿は学校教育法施行規則第27条で規定される書類で、生徒の出欠状況を記録する基本的な文書です。

出席簿の法定保存期間は5年間と定められています。

この期間は、進級・進学時の成績評価や出席状況の確認、保護者からの問い合わせ対応に必要とされる期間に基づいています。

5年を経過した出席簿は適切に廃棄処分することが求められ、個人情報保護の観点からも確実なシュレッダー処理が望ましいです。

学年末ごとに保存期限を管理する仕組みが、学校事務の効率化につながります。

健康診断票の保存期間は5年

健康診断票は学校保健安全法施行規則第24条に基づき、学校教育法施行規則でも重視される書類です。

健康診断票の保存期間は5年間で、出席簿と同じ期間とされています。

生徒の身体測定記録や健康相談の内容が記載される重要な個人情報であり、在学中のみならず卒業後も一定期間の保管が必要です。

特に感染症対応や健康トラブルの際に、過去の健康診断記録が参考になることが多いため、5年という期間が設定されています。

医療機関との連携や保護者への説明時に活用される可能性も考慮された保存期間です。

その他の学校書類の保存期間

学校教育法施行規則では、指導要録・出席簿・健康診断票以外にも複数の書類の保存期間が定められています。

学籍簿は指導要録と同じく20年保存が原則で、生徒の基本情報を記載する最重要書類です。

一方、通知票や成績関係書類は3年保存とされることが多く、指導要録の補助資料として位置付けられています。

学校日誌は1年保存が標準ですが、特に重大事故や不登校対応の記録がある場合は、より長期の保存が推奨されます。

各自治体の教育委員会規則によって若干の差異があるため、勤務校の規定確認が必須です。

保存期間を超えた書類の適切な廃棄方法

保存期間を超えた学校書類は、個人情報保護の観点から慎重に廃棄処分する必要があります。

シュレッダー処理または焼却処分が一般的で、単なるゴミ箱への廃棄は絶対に避けなければなりません。

廃棄記録簿を作成して、いつ・どの書類を・誰が廃棄したかを明記することが重要です。

特に個人の成績や健康情報を含む書類は、情報セキュリティの観点から外部の専門業者に委託する学校も増えています。

廃棄のタイミングは学年末や年度末に一括処理することで、管理の効率化と誤廃棄のリスク軽減につながります。

💼 現場還元

学級担任が知っておくべき実践的なポイントは、年度末の書類整理時に「何を20年、何を5年保存するのか」を正確に把握することです。

学校事務職員と連携し、保存期間ごとに色分けされたファイルボックスを用意すると、誤廃棄を防げます。

また、保護者から「過去の健康診断結果が見たい」という相談が来た際に、5年以内であれば対応可能という知識を持つことで、信頼関係が構築されます。

教育委員会の通知や学校の文書管理規程を定期的に確認し、最新の保存期間ルールを全職員で共有する体制が大切です。

🎯 実戦クイズ

🎁 今後の対策に向けて